Cómo facturar con CAI en Honduras
El CAI (Clave de Autorización de Impresión) es el código que el SAR le entrega a un negocio para autorizarlo a emitir documentos fiscales. Junto con el CAI, el SAR autoriza un rango de correlativos y una fecha límite de emisión. Una factura hondureña válida tiene que llevar los tres datos impresos, más el RTN del emisor, el correlativo que le toca dentro del rango y el desglose del ISV. Si se factura con un correlativo fuera del rango, o después de la fecha límite, el documento no es válido.
Qué datos debe llevar la factura
- CAI — la clave que autoriza la emisión, impresa en el documento.
- Correlativo — el número del documento, en el formato de establecimiento, punto de emisión, tipo de documento y número.
- Rango autorizado — desde qué número hasta qué número puede emitir el negocio.
- Fecha límite de emisión — después de esa fecha el CAI ya no sirve, aunque queden números en el rango.
- RTN del emisor y, cuando aplica, RTN del comprador.
- Desglose del ISV — subtotal gravado, exento, exonerado y el impuesto separado.
Los tres errores que más caro salen
1. Repetir o saltar un correlativo
Es lo que pasa cuando el correlativo se lleva a mano, o cuando dos cajas facturan del mismo talonario. Un número repetido es un problema de fondo: hay dos documentos distintos diciendo ser el mismo.
2. Seguir facturando con el CAI vencido
La fecha límite de emisión corre aunque queden números sin usar. Es un error fácil de cometer porque nada obliga a mirar esa fecha en el día a día — hasta que aparece en una revisión.
3. Descubrir que el rango se agotó un sábado por la tarde
Tramitar un CAI nuevo toma tiempo. Si nadie miraba cuántos números quedaban, el negocio se queda sin poder facturar hasta que salga el trámite.
Cómo lo resuelve un sistema
Los tres errores tienen la misma causa: son datos que hay que vigilar todos los días y ninguna persona los vigila todos los días. Un sistema sí.
En VCloud el CAI, el rango y la fecha límite se cargan una sola vez por punto de emisión. A partir de ahí:
- Cada documento toma el siguiente correlativo disponible. No se puede repetir ni saltar, ni aunque facturen varias cajas a la vez.
- El sistema avisa con anticipación cuando el rango se está agotando, para dar tiempo al trámite.
- Si el rango se agota o pasa la fecha límite, la emisión se bloquea.
Bloquear suena incómodo, y lo es. Pero es mucho más barato que descubrir meses después que hay documentos emitidos fuera de rango.
Nota
Esta página explica cómo VCloud maneja el CAI y el correlativo. No sustituye la asesoría de un contador ni la normativa oficial: para el trámite del CAI y las obligaciones que le tocan a cada negocio, la fuente es el SAR y el contador del negocio.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el CAI en Honduras?
El CAI (Clave de Autorización de Impresión) es el código que el Servicio de Administración de Rentas le entrega a un negocio para autorizarlo a emitir documentos fiscales. Viene acompañado de un rango de correlativos autorizado y una fecha límite de emisión.
¿Qué pasa si emito una factura con un correlativo fuera del rango autorizado?
El documento no es válido. Por eso un sistema debe bloquear la emisión antes de que ocurra, en vez de dejar salir el documento y descubrir el problema después.
¿El CAI vence aunque me queden números sin usar?
Sí. La fecha límite de emisión es independiente del rango: cuando esa fecha pasa, el CAI deja de servir aunque sobren correlativos.
¿Necesito un CAI distinto para cada caja?
La autorización se maneja por punto de emisión. En VCloud el CAI y el rango se configuran por punto de emisión, de modo que varias cajas pueden facturar en simultáneo sin pisarse el correlativo.
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